忘年会・新年会の幹事になったら読むチェックリスト
幹事の仕事の9割は、当日より前の段取りで決まります。
今年も幹事を任されてしまった。会場探しから当日の進行まで、やることが多くて気が重い。そんな幹事の悩みは、毎年多くの人が抱えています。
この記事では、幹事が押さえておきたい流れを時系列でまとめました。読んでおけば、当日になって慌てることなく、幹事の役割を果たせます。
1ヶ月前にやること
- 日程の候補を複数出し、参加者の都合を確認する
- おおよその人数と予算を決める
- 会場の候補を2〜3件おさえる
年末年始は会場が埋まりやすい時期です。候補は早めに動くほど、選べる幅が広がります。飲食付きか会場のみか、料金の内わけを確認しておきましょう。人数が確定するまでの間にキャンセル料が発生するタイミングも、把握しておくと安心です。
日時・場所・会費など、大切な情報は案内文の最初に書きましょう。読み飛ばされても、必要な情報は伝わります。返信期限があいまいだと返信が遅れがちになるので、余裕を持った期限を設定しておきましょう。
案内文に書いておきたい項目
案内文には、日時・場所・会費・持ち物・返信期限の5つをそろえておくと、あとから同じ質問を何度も受けずに済みます。特に会場までの行き方は、最寄り駅からの道順を一言添えておくと親切です。初めて参加する人がいる場合は、服装の目安も書いておくと、当日「浮いてしまわないか」という不安を減らせます。
会費については、「当日現金で」なのか「事前振込で」なのかを、案内文の時点で決めて伝えておきましょう。あとから集め方を変えると、参加者が混乱してしまいます。学生や新入社員など、金額の負担が大きい人がいる場合は、会費を少し軽くする案も検討してみてください。
予算はどう決めればいい?
会場費と飲食費をあわせて、ひとり3,000〜5,000円ほどが忘年会・新年会の一般的な目安です。予算を決めるときは、まず「ひとりいくらまでなら気軽に払えるか」を先に決め、そこから会場と料理のグレードを調整するとうまくいきます。人数が読めない時期でも、少なめに見積もっておくと、あとで人数が増えたときに慌てずに済みます。
2週間前と当日の動き
最終的な人数を確定させ、会費の集め方を決め、余興や進行表を用意しましょう。アレルギーや苦手な食材は、事前にアンケートを取っておくと、当日の対応がスムーズになります。お酒を飲まない参加者にも楽しんでもらえるよう、飲み物の種類は多めに準備しましょう。
幹事の仕事の9割は、当日より前の段取りで決まっている。
幹事は開始の30分前には会場入りし、レイアウトや音の確認をしておきましょう。進行を手伝ってくれる人を、事前にひとり決めておくと、当日の負担が大きく減ります。参加者リストにチェックを入れながら受付を進めれば、集金もれもありません。撮影係をひとり決めておくと、幹事が進行に集中できます。
当日の持ち物リスト
幹事が当日用意しておきたいものは、参加者リスト・集金用の小銭とお釣り・進行表・時計・予備のマイク電池の5点です。特にお釣りは、思ったより早くなくなるので、多めに用意しておくと安心です。名札やペンなど、細かいものも忘れやすいので、前日にリストを見ながらかばんに詰めておきましょう。
当日欠席や遅刻が出たときの対応
直前の欠席や遅刻は、忘年会シーズンには珍しくありません。会場によっては、人数減少に伴うキャンセル料が発生する場合があるので、事前に規定を確認しておきましょう。遅刻者がいる場合は、席をひとつ空けておきましょう。料理の一部を取り分けておくと、あとから来た人も気まずさを感じにくくなります。
会場選びのポイント
年代の異なるメンバーが集まる忘年会では、席の配置を変えやすい会場が重宝します。飲食の持ち込みができるか、延長できる余地があるかも、あわせて確認しておきましょう。余興でマイクや音楽を使う予定があるなら、設備が備わっているかも事前に確認しておきましょう。
10人未満の少人数チームなら、落ち着いて話せる小さめのスペースが向いています。30人以上の大人数なら、複数のトイレなど、大人数を想定した設備が整った会場を選びましょう。
個室・半個室・貸切、何を選ぶ?
会話をしっかり楽しみたいなら個室、まわりの雰囲気も感じたいなら半個室が向いています。余興でにぎやかになる予定があるなら、他のお客さんへの音の影響を考えて、貸切スペースを選ぶと気兼ねなく過ごせます。会場によっては、大きな音を出せる時間帯が決まっている場合もあるので、予約の際に確認しておきましょう。
会場を決める前に確認しておきたいこと
会場を仮おさえする段階で、キャンセル料が発生するタイミングと、人数変更を受け付けてくれる期限を必ず聞いておきましょう。会場までの道順がわかりにくい場合は、案内文に地図のリンクを添えておくと、参加者が迷わずに済みます。エレベーターの有無や、階段の段数も、年配の参加者がいる場合は事前に確認しておくと親切です。
余興・企画のアイデア
クイズと表彰
その年にあった出来事をクイズにすると、参加者全員が楽しめます。「今年一番がんばった人賞」のような、軽い賞を用意するのもおすすめです。問題数は5〜10問ほどにとどめておくと、だらだらと長引かずにテンポよく進みます。答えを選択式にしておくと、詳しくない人でも参加しやすくなります。
ビンゴ大会
準備の手間が少なく、幅広い年代が楽しめる定番の企画です。景品は、ちょっとしたものでも十分に盛り上がります。景品の数は、参加人数の3割ほど用意しておくと、当たった人と外れた人のバランスがちょうどよくなるでしょう。リーチが増えてきたところで一度休憩を挟むと、進行にメリハリが出ます。
一言メッセージカード
準備が簡単で、それでいて印象に残りやすいのが、一言メッセージカードです。来年への抱負や、今年うれしかったことを一枚のカードに書いてもらい、会の最後に発表してもらいます。声を出すのが苦手な人でも、書くだけなら気軽に参加可能です。カードをまとめて写真に撮っておくと、あとで見返せる記念にもなります。
企画を選ぶときは、ひとつの余興に頼りすぎないことが大切です。静かに楽しめるものと盛り上がるものを組み合わせておくと、参加者の好みの差を吸収しやすくなります。準備にかけられる時間が少ない場合は、道具をほとんど使わない企画から選ぶと、当日の負担を減らせます。
世代を問わず盛り上がるコツ
説明が長い企画は、年代を問わず飽きられやすいものです。1分で理解できるルールを目安にしましょう。出し物への参加は自由にしておくと、苦手な人も気楽に過ごせます。見ているだけでも楽しめる企画がおすすめです。
あいさつをお願いする人には、数日前に一言伝えておきましょう。長さの目安を「1〜2分程度で」と伝えておくと、あいさつが長引いて場が間延びするのを防げます。翌年に向けて、よかった点・改善したい点を簡単に書き残しておくと、次の幹事がスムーズに準備を進められます。
年代の違いをどう埋めるか
世代の違いは、両方の要素を少しずつ混ぜることで埋められます。若い世代はスマホを使った企画を、年配の世代は昔ながらの言葉遊びやクイズを楽しみやすい傾向があります。どちらか一方に寄せず、幅広い年代が「自分にも参加できる」と感じられる内容を選びましょう。音楽の選曲も、特定の世代に偏らないよう幅を持たせておくと安心です。
写真や思い出の共有
その年の集合写真や、印象に残った出来事の写真を集めておきましょう。会場のスクリーンやタブレットで流しておくと、会話のきっかけになります。撮影が苦手な人もいるので、写真に写りたくない人がいないか、事前にひとこと確認しておくと安心です。共有アルバムを作っておけば、当日参加できなかった人にもあとで様子を伝えられます。
よくある質問
会費はどう集めるのが一番楽?
事前に振り込んでもらうか、当日受付で集めるか。人数が多いなら、事前徴収のほうが当日の手間は減ります。
苦手な人が多い出し物は?
強制参加型のゲームは、苦手な人にとって負担になりがちです。自由参加の企画を用意しておくと安心です。
予算はどれくらいが目安?
会場費と飲食費をあわせて、ひとり3,000〜5,000円ほどが一般的な目安です。
二次会の手配はどうすればいい?
近くの会場を事前に押さえておくか、そのまま延長できるスペースを選ぶと、移動の手間を省けます。
取引先や上司も呼ぶ場合の配慮は?
くだけすぎない企画を選び、社内の雰囲気に合わせて余興の中身を調整しましょう。
飲めない人・食べられないものがある人への配慮は?
お酒を飲まない人のために、ノンアルコールの飲み物を数種類そろえておきましょう。アレルギーや宗教上の理由で食べられないものがある人には、事前のアンケートで把握しておくと、当日メニューを個別に確認する手間が省けます。料理の内容が分かるよう、簡単なメモを添えておくのも親切です。
幹事をひとりで抱え込まないためには?
会場探し・案内文の作成・当日の受付・進行・写真撮影。これらをひとりですべてこなすのは大変です。信頼できる人にひとつずつ役割を振っておくと、当日ばたばたせずに済みます。特に受付と進行は別の人に任せると、幹事自身も会を楽しむ余裕が生まれます。
まとめ
幹事の負担は、早めの準備と役割分担で大きく減らせます。1ヶ月前から少しずつ準備を進め、当日は周りの人に頼りながら進めれば、思っているほど大変にはなりません。
会場選びに迷ったときは、席の配置を変えやすいか、余興に必要な設備がそろっているかを基準に選びましょう。失敗を防げます。
チェックリストを参考に、今年の忘年会・新年会を乗り切ってみてください。
