社員研修・チームビルディングの会場選び方 貸し会議室が向いている理由とチェックポイント
社員研修やチームビルディングの会場は、ホテルの宿泊付きプランよりも貸し会議室のほうが向いている場合が多いです。ここでいうチームビルディングとは、社員どうしが力を合わせて信頼関係を作る取り組みのことです。研修の担当になると、会場選びで悩む人は多いでしょう。
ホテルの研修プランは内容が決まっていて、机の並べ方やプログラムの時間を自由に変えにくいという悩みがあります。参加人数が変わるたびに見積もりを取り直す手間もかかるでしょう。
この記事では、貸し会議室を使って研修を成功させるための具体的なポイントを紹介します。会場の広さや設備、費用の仕組みまで順番に見ていきましょう。
目次
貸し会議室が社員研修に向いている理由
貸し会議室は使う時間や部屋の広さを自由に選べるため、研修の内容に合わせやすい会場です。宿泊が必要ない日帰り研修なら、なおさら向いています。
ホテルの研修プランとのちがい
ホテルの宿泊付きプランは、部屋のタイプや食事の内容がセットで決まっていることが多いです。研修だけを行いたい場合は、使わない設備の分まで料金を払うことになります。貸し会議室の強みは、必要な部屋と時間だけを選べる点です。
日帰り研修でも十分に効果が出る
宿泊をともなわない日帰りの研修でも、グループでの話し合いや発表を組み合わせれば十分にチームの結びつきは強くなります。移動の負担が少ない分、参加者の疲れも軽く済むでしょう。
研修の種類によって向く会場は変わる
新入社員研修では、同期どうしが打ち解けられる広めの部屋が向いています。中堅社員向けのチームビルディングなら、グループごとに分かれて話せる小部屋が役立つでしょう。管理職研修のように議論を深める内容では、静かで集中できる会議室が合っています。研修の目的をはっきりさせてから会場を探すと選びやすいでしょう。
いつもの職場から離れる意味も考える
普段の会議室で研修をすると、参加者はどうしても仕事のことを思い出してしまいます。職場から離れた会場を選ぶと、気持ちの切りかえがしやすくなり、発言も増えやすいです。移動の時間がかかりすぎない、駅から近い会場を選ぶとちょうどよいでしょう。
机やいすの並べ方を自由に変えられる会場を選ぶ
会場は机やいすの並べ方を自由に変えられるかどうかで選ぶべきです。研修の中身によって、向いている並べ方はまったく違います。
目的に合わせた並べ方の例
講義形式では前を向いた並べ方が向いています。グループで話し合う時間には、机をいくつかの島に分ける並べ方が話しやすいです。体を動かすゲームを取り入れる場合は、机をはしに寄せて広い空きスペースを作る必要があります。会場によっては机やいすの移動が禁止されている場合もあるため、事前の確認が欠かせません。
当日の入れかえにかかる時間も聞いておく
午前は講義、午後はグループワークというように内容を切り替える研修は多いでしょう。机の並べかえに時間がかかる会場だと、休けい時間が削られてしまいます。予約前に、並べかえにどれくらい時間がかかるか聞いておくと安心です。自分たちで動かしてよいのか、スタッフに頼む必要があるのかも確認しておきましょう。
壁に貼り出せるかどうかも見ておく
グループの意見を模造紙に書いて壁に貼り出す進行はよく使われます。壁に貼ってよいかどうかは会場ごとにルールが違います。テープの種類が決められている会場もあるため、当日困らないよう先に聞いておきましょう。
グループワークに使える広さをチェックする
グループでの作業を行うなら、人数に対して余裕のある広さの部屋を選ぶべきです。狭い部屋では声が重なって話し合いに集中しにくくなります。
一人あたりの目安を知っておく
座って講義を聞くだけなら一人あたり畳一枚ほどの広さで足りますが、グループワークではその倍近い広さがほしいところです。立ち上がって模造紙を広げたり、体を動かす活動をしたりする場合はさらに余裕を見ておきましょう。
分かれて話せる小部屋があると便利
グループごとに分かれて集中したい場面では、大きな一部屋よりも小部屋がいくつかある会場のほうが使いやすいです。他のグループの声が気にならず、発言しやすい空気になります。グループの数だけ小部屋を用意できるかどうかは、予約の時点で必ず確認しましょう。
天井の高さや窓の位置も意外と大事
広さの数字だけでなく、天井の高さや窓の位置にも目を向けてみてください。天井が低いと圧迫感が出やすく、長時間の研修では集中力が落ちやすくなります。窓が大きい部屋は気分の切りかえがしやすく、休けい時間の雰囲気も明るくなるでしょう。
となりの音が聞こえないかも確かめる
小部屋が薄いしきりで区切られているだけの会場では、となりのグループの声が丸聞こえになることがあります。話し合いに集中できず、発表の練習もしにくくなるでしょう。下見の際は、実際に声を出してとなりの部屋にどれくらい聞こえるか確かめておくと失敗が減ります。
資料を映す機械やホワイトボードなど設備を確認する
会場の設備は、予約の前に一つずつ確認しておくべきです。当日になって足りないと分かると、進行が大きく乱れます。
確認しておきたい設備の一覧
- 資料を大きな画面に映す機械と、それをつなぐケーブル
- グループごとに書きこめるホワイトボードや模造紙
- マイクやスピーカーなどの音を出す機器
- スマートフォンや持ちこみパソコンをつなぐネットワーク
- 各グループの机の近くにあるコンセントの数
備品の貸し出し料金にも注意する
会場によっては、ホワイトボードや延長コードなどが追加料金になることがあります。基本料金に何がふくまれているか、見積もりの段階で確認しておきましょう。当日になって備品が足りず、あわてて買いに行くという話もよく聞きます。
持ちこみ機材との相性も確認する
自社のパソコンやマイクを持ちこむ場合は、会場の設備とうまくつながるかどうかも見ておきたいところです。ケーブルの規格が合わないと、当日の朝にあわてることになります。事前に下見をして、実際につないで試せると一番安心です。
ネットワークの速さも見落とさない
グループワークで参加者全員がパソコンやスマートフォンをつなぐ場面は多いです。回線が細い会場では、動画を流したり資料を送り合ったりするたびに動きが止まってしまいます。何人まで同時につなげるか、予約の時点で聞いておきましょう。
参加人数に合わせて会場の規模を決める
参加人数ぴったりの会場ではなく、少し余裕のある広さを選ぶべきです。当日の欠席や急な人数変更はよく起こります。
人数が変わりやすい研修ほど余裕を持つ
新入社員研修のように参加が決まっている場合は人数の変動は少ないでしょう。一方で部署をまたぐ研修では、直前になって参加者が増えることもあります。定員ぎりぎりの会場だと、机を増やせず困ってしまいます。予定人数より一割から二割ほど余裕を見ておくと安心です。
受付や荷物置き場のスペースも忘れずに
研修の部屋だけでなく、受付や上着・かばんを置くスペースも必要です。会場全体の広さだけでなく、こうした共有部分の有無も見ておきましょう。休けい中に飲み物を置くテーブルがあるかどうかも、意外と見落としがちなポイントです。
複数のグループが同時に使える会場もある
研修の内容によっては、全体で一つの部屋を使う時間と、グループごとに小部屋へ分かれる時間の両方が必要になります。一つの会場でこの両方をまかなえると、移動の手間がなくなり進行もスムーズです。予約の前に、部屋の組み合わせが自社の人数に合うかどうか確かめておきましょう。
費用の仕組みを理解して予算内におさえる
会場の費用は、時間単位で払う仕組みかどうかをまず確認するべきです。仕組みが分かっていないと、思ったより高くつくことがあります。
時間ぎめの料金と一日ぎめの料金
短時間の研修なら時間ぎめの料金のほうが安く済むことが多いです。逆に朝から夕方まで使う研修では、一日ぎめの料金のほうが割安な場合があります。両方の料金を比べて選びましょう。
追加費用が発生しやすい項目を先に聞く
会場費だけを見て予算を組むと、当日に追加費用が発生して困ることがあります。延長料金や清掃費、備品の貸し出し料金などは、予約の段階でまとめて聞いておくと安心です。総額でいくらかかるのかを最初に確認するのが、失敗しない一番の近道です。
一人あたりの費用で考えると比べやすい
会場費を参加人数で割って、一人あたりいくらかかるかを出してみてください。部屋の広さや設備が違う会場でも、一人あたりの金額にすると比べやすくなります。飲み物代や机の配置がえの料金もふくめて計算しましょう。
複数の会場を比べて選ぶ
一つの会場だけで決めず、条件の近い会場を二つか三つ比べてみてください。広さや設備が似ていても、料金には意外と差があります。早めに問い合わせるほど日程の選択肢も広がるでしょう。
早めの予約で費用をおさえられることもある
会場によっては、数か月前の予約で料金が安くなる仕組みを設けているところがあります。研修の日程が決まったら、できるだけ早く問い合わせるとよいでしょう。平日の午前中など、需要が少ない時間帯を選ぶと料金がおさえられる場合もあります。
まとめ
社員研修やチームビルディングの会場は、机の並べ方を自由に変えられて、必要な時間だけ借りられる貸し会議室が向いています。広さと設備、費用の仕組みを事前に確認しておけば、当日のトラブルはぐっと減るでしょう。まずは候補の会場をいくつか見比べるところから始めてみてください。
