暑気払い・夏の社内イベント、会場選びで気をつけたいポイント
暑気払いの幹事で一番大切なのは、暑さで疲れた気持ちをリフレッシュできる、涼しく快適な会場を選ぶことです。
夏の暑い時期に開く社内の暑気払い。屋外の会場では暑さが心配で、居酒屋では毎年同じような雰囲気になってしまう。そんな悩みを持つ幹事は多いのではないでしょうか。
毎年恒例の行事だからこそ、去年と同じにならないよう工夫したいと考える幹事も多いはずです。この記事では、暑さを気にせず楽しめる会場選びのポイントを紹介します。
目次
夏のイベントで感じやすい悩み
屋外での暑気払いは、気持ちよく開放的な雰囲気を作れる一方、天候や気温に大きく左右されてしまいます。急な雨や、真夏の強い日差しで、参加者の体調を心配することもあるでしょう。
屋内のお店では、涼しく過ごせる反面、いつもと同じような会場になりがちです。夏らしい特別感を出したいのに、なかなか良い会場が見つからないという声もよく聞きます。
大人数での屋外開催の難しさ
屋外でのバーベキューなどは、準備や後片付けの負担が大きく、幹事の負担が集中しがちです。荷物の運搬や火の後始末など、想像以上に手間がかかるものです。
虫刺されや日焼け、急な体調不良への対応も、屋外ならではの心配事です。年齢層の幅が広い社内イベントほど、こうした環境面への配慮が欠かせません。
会場探し自体の手間
夏本番の時期は、涼しく過ごせる人気の会場ほど予約が埋まりやすくなります。候補を複数あたる必要があり、会場探しだけで時間を取られてしまう幹事も少なくありません。
会場選びで確認したいポイント
- 冷房が効いていて涼しく過ごせるか
- 屋外の雰囲気を楽しめる要素があるか
- 飲食の持ち込みやケータリングに対応しているか
- 荷物や機材の搬入がしやすいか
屋内のレンタルスペースなら、天候に左右されず涼しく過ごせるという安心感があります。ベランダやテラス付きの会場を選べば、夏らしい開放感も楽しめるでしょう。
会場によっては、簡易的な調理設備やたこ焼き器などを備えているところもあります。夏らしいメニューを手軽に用意できるかどうかも、確認しておくとよいでしょう。
音響設備があれば、夏らしいBGMを流して雰囲気を盛り上げることもできます。窓が大きく開放的な会場を選べば、屋内にいながら夏らしい明るさを感じられるでしょう。
浴衣や甚平で参加する場合
夏祭り気分を演出して、浴衣や甚平での参加を歓迎するイベントも増えています。着替えのためのスペースがあるかどうかも、あわせて確認しておくと安心です。
下駄で歩きやすい床かどうかも、意外と見落としやすいポイントです。滑りやすい床材の会場では、転倒しないよう注意を呼びかけておくとよいでしょう。
写真映えする飾りつけ
風鈴やうちわ、提灯風のライトなど、夏らしい飾りつけを少し加えるだけで、会場の雰囲気がぐっと華やかになります。壁に飾りを付けられる会場かどうかも、事前に確認しておきましょう。
涼しく過ごすための工夫
冷房の効きが会場ごとに異なるため、当日の人数と広さのバランスも考えておきましょう。人数が多いほど室温が上がりやすいため、余裕のある広さの会場を選ぶと快適に過ごせます。
天井の高さや窓の大きさによっても、体感温度は変わってきます。日当たりの強い時間帯に予約する場合は、遮光カーテンの有無も確認しておくと、より快適に過ごせるでしょう。
参加者の到着時間がずれる場合は、扉の開閉が多くなり、冷気が逃げやすくなることもあります。受付を一箇所にまとめておくなど、出入りの動線を工夫しておくと快適さを保ちやすくなります。
冷たいおしぼりや、うちわ・扇子を用意しておくと、涼しさを演出できます。凍らせたデザートや、かき氷機を持ち込むイベントも人気です。
保冷剤を仕込んだミニタオルを配るなど、ちょっとした気配りグッズも喜ばれます。冷たい飲み物を絶やさないよう、会場に大きめの冷蔵庫やクーラーボックスがあるかも確認しておきましょう。
換気と衛生面への配慮
冷房を効かせつつ、適度な換気ができる会場かどうかも確認しておくと安心です。夏場は食中毒の心配もあるため、冷蔵庫の有無や、料理の保管方法にも気を配りましょう。
汗をかいた後にリフレッシュできるよう、シャワーや洗面台が使える会場を選ぶという方法もあります。屋外で軽く体を動かすイベントを予定している場合には、特にありがたい設備です。
夏らしい飲食の準備
そうめんやかき氷、冷たい麺類など、夏らしいメニューを用意すると季節感が出ます。ビールや冷たい飲み物は、冷えた状態で提供できるよう、冷蔵庫やクーラーボックスの準備も忘れずにしておきましょう。
ケータリングを頼む場合は、保冷が必要なメニューかどうかも確認しておくと安心です。食材が傷みやすい季節なので、届いてから食べるまでの時間もなるべく短くするよう心がけましょう。
そうめん流しやかき氷など、目の前で作る過程も楽しめるメニューを取り入れると、会話のきっかけにもなります。取り分けやすいよう、氷や保冷剤を多めに用意しておくと安心です。
涼しく快適な環境こそが、夏のイベントを心から楽しめるかどうかを左右する。
当日の進行で気をつけたいこと
夏場は熱中症の心配もあるため、水分補給をこまめに促す時間を進行に組み込んでおくと安心です。屋外での撮影や余興を予定している場合は、直射日光を避けられる時間帯を選びましょう。
浴衣や甚平での参加者がいる場合、動きにくい服装であることも考慮して、椅子の配置やレイアウトを工夫すると過ごしやすくなります。
盛り上がる余興として、ビンゴ大会や輪投げなど、夏祭りらしい簡単なゲームを取り入れるのもおすすめです。景品は高価でなくても、うちわや駄菓子など季節感のあるものを選ぶと、より場になじみます。
よくある質問
ベランダやテラス付きの会場はある?
会場によって設備は異なります。屋外の開放感と屋内の涼しさ、両方を楽しみたい場合は、テラス付きの会場を探してみましょう。
火気を使うメニューは持ち込める?
会場によって火気の使用可否は異なります。カセットコンロなどを使いたい場合は、事前に会場へ確認しておきましょう。使用できない場合は、あらかじめ調理したものを持ち込む形がおすすめです。
かき氷機やたこ焼き機は借りられる?
会場によっては備え付けの調理家電がある場合もあります。持ち込みも可能な会場が多いので、事前に確認しておきましょう。
浴衣での参加者がいる場合の注意点は?
着替えのスペースと、荷物を置く場所を確保しておくと安心です。動きにくい服装であることも考慮し、座席の配置に余裕を持たせましょう。
屋外用のイベントに屋内会場は向いている?
窓が大きく開放感のある会場や、テラス付きの会場を選べば、屋内でも夏らしい雰囲気を演出できます。
飲食物の保冷はどうすればいい?
冷蔵庫の有無を確認し、足りない場合はクーラーボックスや保冷剤を持ち込みましょう。
何人くらいの規模から会場を借りるべき?
部署単位の10〜20人規模から、レンタルスペースの利用が検討しやすくなります。人数に応じて、冷房の効きや広さを確認しておきましょう。
子ども連れの家族も参加できる社内イベントにしたい場合は?
床に座って遊べるスペースや、飲食物の取り分けやすさなど、家族向けの配慮ができる会場を選ぶとよいでしょう。授乳やおむつ替えのスペースがあるかも、事前に確認しておくと安心です。
まとめ
天候に左右されず涼しく過ごせる会場を選ぶことが、暑気払いを気持ちよく楽しむための一番のポイントです。
夏らしいメニューと涼しい環境がそろえば、参加者みんなが心からリフレッシュできる一日になるはずです。
暑さを言い訳にせず、今年こそいつもと違う暑気払いを企画してみてください。快適な空間があれば、参加者の満足度もきっと変わってくるはずです。
