歓送迎会の幹事になったら知っておきたい、会場選びの心得
歓送迎会の幹事で一番大切なのは、送る人と迎える人、どちらにも気持ちよく過ごしてもらう場を選ぶことです。
異動や入社のたびに回ってくる幹事の役目。お店選びに悩んで、結局いつもの居酒屋になってしまう。そんな経験はありませんか。
この記事では、歓送迎会にちょうどいい会場の選び方と、進行で困らないための工夫を紹介します。
幹事が抱えやすい悩み
歓送迎会は、送別会と歓迎会をまとめて行うことが多く、主役が二人以上いるという特徴があります。誰か一人に話が偏らないよう、進行に気をつかう必要があるでしょう。
お店の個室は人数が増えるほど取りづらくなり、当日になって席が離れてしまうこともあります。写真を撮ろうにも、隣の席の物音が気になって、落ち着いて話せないという声もよく聞きます。
時間に追われる悩み
飲食店では、多くの場合利用時間が決まっています。主役の挨拶が終わったころには、もう店を出る時間になっていた。そんな慌ただしさを感じたことがある幹事も多いはずです。
お店によっては、コース料理の提供時間に合わせて進行を組む必要があり、幹事の思う通りに時間を使えないこともあります。余興を用意していても、時間が足りずに省略せざるを得なかったという声もよく聞きます。
お店探し自体にかかる手間
個室のあるお店を探すだけでも、意外と時間がかかるものです。人数が多くなるほど、対応できるお店の数は限られてきます。予約が取りづらい時期だと、候補を何軒も回って探すことになり、幹事の負担はさらに増えてしまいます。
会場選びで確認したいポイント
- 全員が同じ空間で顔を合わせられるか
- 時間を気にせず延長できるか
- プロジェクターやスクリーンで思い出の写真を映せるか
- アクセスがよく、主役の自宅からも通いやすいか
レンタルスペースを使えば、貸し切りの空間で、全員の顔を見ながら進行できます。個室に分かれず一体感を保てるのは、歓送迎会にとって大きな利点です。
会場を決める前に、荷物を置くスペースや、コートをかけられる場所があるかも確認しておきましょう。冬の時期は特に、荷物の置き場に困りやすいものです。
会場までの経路がわかりやすいかどうかも、忘れずに確認しておきたいポイントです。案内図や最寄り駅からの道順を、招待メールにあわせて共有しておくと、当日迷う人を減らせます。
写真や思い出を共有できる設備
プロジェクターや大きなテレビがあれば、入社当時の写真や、これまでの思い出をスライドで流すことができます。用意に時間はかかりませんし、会の空気がぐっと温かくなるでしょう。
音響設備が整っていれば、BGMや思い出の曲を流すこともできます。マイクがあれば、遠くの席まで声が届き、全員が挨拶を聞き取りやすくなるでしょう。
立食にするか着席にするか
人数が多い場合は、立食形式にすると、参加者同士が自由に話す相手を変えやすくなります。逆に、じっくり話したい場面が多いなら、着席形式のほうが落ち着いた雰囲気を作れるでしょう。会場の広さとレイアウトの自由度を見ながら、目的に合った形式を選んでください。
送る側・迎える側、両方への配慮
送別の挨拶ばかりが長くなり、新しく来た人が置いてけぼりになってしまうことがあります。歓迎の一言も、忘れずに時間を取っておきましょう。
反対に、新しい人の自己紹介ばかりに時間を使いすぎると、送り出す側の気持ちが薄れてしまいます。バランスを取るために、あらかじめ話す順番と時間の目安を決めておくと安心です。
複数の部署から人が集まる場合は、あらかじめ簡単なプロフィールを共有しておくと、初対面同士でも話のきっかけを作りやすくなります。名札や座席表を用意しておくのも、会話を後押しする工夫のひとつです。
寄せ書きやプレゼントの準備
寄せ書きは、当日の受付前に済ませておくとスムーズです。会が始まってから回すと、落ち着いて書けない人も出てきます。プレゼントを渡すタイミングも、進行表に組み込んでおきましょう。
色紙やアルバムは、事前に幹事が預かって、当日は完成した状態で渡せるようにしておくと安心です。メッセージを書く時間を別に設けておくと、当日ばたばたせずに済みます。
複数人が主役になる場合の工夫
送り出す人と迎える人が複数いる場合、一人ひとりに話しかける時間を均等に配分するのは簡単ではありません。あらかじめ、それぞれに一言ずつ話す時間を用意しておくと、誰かが置いてけぼりになる心配が減ります。
主役が多いときほど、進行表に一人あたりの発言時間を書き込んでおくと安心です。時間の目安があるだけで、司会も次の進行に移りやすくなり、誰か一人の話が長引いて全体が押してしまう事態を防げます。
送別と歓迎、それぞれのムードを切り替える一言を司会があらかじめ用意しておくと、話の流れが途切れず自然につながります。写真撮影のタイミングも、主役ごとに区切っておくと、あとで見返したときに整理しやすい記録になるでしょう。
予算と人数の決め方
会費は、参加人数が確定してから決めるのが安全です。早めに決めすぎると、後から人数が変わったときに調整が大変になります。
会場費と飲食費を分けて考えると、予算の見通しが立てやすくなるでしょう。レンタルスペースなら、飲食の持ち込みやケータリングを自由に選べる場合が多く、予算に合わせて調整しやすいという利点もあります。
会社から補助が出る場合は、経費として精算できる範囲をあらかじめ確認しておきましょう。個人負担分と会社負担分の内訳がはっきりしていると、参加者への案内もスムーズになります。
会費の集め方
当日の現金集めは、意外と手間がかかるものです。事前振込やオンライン決済を使えば、当日の受付がぐっと楽になります。おつりの準備をしなくてよい点も、幹事にとってはありがたいところです。
会費に差をつける場合は、送別の対象者や新入社員を無料にすることが一般的です。差額をどう配分するか、あらかじめ上司にも相談しておくとスムーズに進みます。
飲食の手配方法を比べる
ケータリングを頼む方法と、近隣の飲食店からデリバリーを取る方法があります。予算と手間のバランスを見ながら、どちらが向いているか比べてみましょう。品数を絞ってでも、温かい料理を用意できると満足度が上がりやすくなります。
当日の進行で失敗しないコツ
進行表は、時間ごとに区切って紙一枚にまとめておくと安心です。乾杯、歓談、余興、挨拶、締めの言葉と、順番を決めておけば、当日あわてることもありません。
司会は一人に任せきりにせず、サブの担当を決めておくと、急な体調不良にも対応できます。時間が押してきたときに、どこを短縮するか、あらかじめ決めておくのもよいでしょう。
準備の8割は、当日の進行表を作った時点で終わっている。
片付けの時間も忘れずに考えておきましょう。原状回復の必要な会場では、退出時間の少し前から片付けを始めると、余裕を持って終えられます。
受付係を一人決めておくと、会費の受け取りや遅刻者への案内もスムーズです。開始前のばたばたした時間帯こそ、役割分担がはっきりしていると幹事自身の負担がぐっと軽くなります。
盛り上げる余興のアイデア
凝った出し物を用意しなくても、思い出クイズや一言メッセージカードなど、手軽にできる企画で十分に場は和みます。準備の負担が大きいと、当日の幹事自身が余裕をなくしてしまうので、無理のない範囲で考えましょう。
よくある質問
何人くらいから会場を貸し切るべき?
10人を超えるあたりから、飲食店の個室では手狭に感じることが増えます。全員の顔が見える広さを目安に選ぶとよいでしょう。
会費はどう決めればいい?
会場費と飲食費を合わせて、一人あたりの目安を先に決めておくと集めやすくなります。プレゼント代を別枠にするかどうかも、早めに決めておきましょう。
プロジェクターがない会場でも写真は共有できる?
大きめのテレビモニターがあれば、パソコンやスマートフォンをつないで映せます。予約前に、映像機器の有無を確認しておくと安心です。
お酒が苦手な人がいる場合は?
ノンアルコールの飲み物を多めに用意しておきましょう。乾杯の音頭も、お酒に限定しない言い回しにすると、参加者全員が気持ちよく参加できます。
複数の部署が合同で開催する場合は?
幹事を部署ごとに一人ずつ決めておくと、連絡や準備の負担を分担できます。進行表を共有フォルダなどで一緒に確認できるようにしておくと、当日の連携もスムーズです。
当日の欠席が出たらどうする?
会費の精算方法を、あらかじめ決めておくとトラブルを防げます。人数変更に対応しやすい会場を選んでおくと、直前の変更にも慌てずに済みます。
初めて幹事をする場合、何から始めればいい?
まずは大まかな日程と人数の見込みを立て、会場探しから始めましょう。会場が決まれば、招待の案内や進行表づくりは、後からでも十分に間に合います。
会場のキャンセルポリシーは確認すべき?
人数が変動しやすい社内イベントでは、キャンセルや変更の条件を事前に確認しておくと安心です。直前の人数変更にどこまで対応してもらえるか、予約の段階で聞いておきましょう。
まとめ
送る人にも迎える人にも、気持ちよく過ごしてもらうことが、歓送迎会の幹事にとって一番の目的です。
会場選びと進行表さえ整えておけば、あとは当日の空気を楽しむだけです。次に幹事が回ってきたときは、いつもの居酒屋ではなく、貸し切りの空間も選択肢に入れてみてください。
肩の力を抜いて準備を進めれば、当日は幹事自身も、送別と歓迎のひとときを一緒に楽しめるはずです。
