はじめての歓迎会！幹事さんがやることまるごとガイド｜準備から当日の流れまで

歓迎会の幹事は何をするの？

歓迎会の幹事としての主な役割は、大きく分けて「お店の手配」「出欠確認」「当日の進行」「会計」の4つです。これは歓迎会に限ったことではなく、あらゆる飲み会の幹事に共通する基本的な業務と言えるでしょう。

さらに、歓迎会ならではの特別なポイントもあります。例えば、新人がすぐに馴染めるように気配りをしたり、盛り上げるためのゲームを用意したりすることが挙げられます。こうした工夫が、会の雰囲気を和ませる重要な要素です。

歓迎会の開催時期について

歓迎会を開くのに最適な時期は、4月半ばから下旬です。この時期であれば、新入社員も落ち着きを取り戻し、参加しやすい環境が整っています。ただし、会社の場合、年度初めである4月は決算後で慌ただしいことが多いので、GW明けでも問題ありません。

あまり遅く開催すると歓迎の意味合いが薄れてしまいますので、極力GW前後に設定したいところです。

幹事に選ばれる理由

歓迎会の幹事は誰でも務められますが、選ばれる理由は必ずあります。「なぜ自分が選ばれたのかわからない」と戸惑う方もいるかもしれませんが、これは会社からの期待の表れです。幹事を任されやすい人は以下のような特徴を持っています。

– 新入社員や新人
– 体育会系の方
-ムードメーカーの人
– リーダーやコアメンバー
– お店に詳しいグルメ好き
– 食べることや飲むことが好きな人

特に入社したての新人に幹事を任せることが多いのは、業務力向上や職場のコミュニケーションを活性化させるためです。幹事の仕事には、企画力や調整能力、予算管理能力、そして危機管理能力が求められます。この経験を前向きに捉え、積極的に取り組むことで、自分自身のスキルが驚くほどアップするかもしれませんよ！

幹事が知っておきたい歓迎会成功のための4つのポイント

歓迎会を成功させるためには、いくつかの重要なポイントをしっかりと押さえておくことが大切です。ここでは、幹事としての役割を果たしつつ、参加者全員が楽しく過ごせるようにするための4つのポイントをご紹介します。

1. 会費を事前に集める

歓迎会当日に会費を集めると、受付で時間がかかることが多く、参加者の気分を損ねる可能性もあります。そこで、あらかじめ期限を設定して参加者から会費を集めておくのが賢明です。案内メールでは、支払い方法や期限を明確に記載しましょう。

また、クレジットカードでの支払いを許可することで、現金のやり取りを減らし、会計がスムーズになります。集めた会費は、専用の口座に入れると管理がしやすいです。現金での支払いの場合は、万札に両替しておくと、受付がさらにスムーズになります。

2. 開始時間の30分前には会場に到着

当日は、開始時間の30分前には会場に到着するようにしましょう。早めに到着することで、会場の準備や確認ができるだけでなく、急なトラブルにも対応しやすくなります。座席やテーブルの配置、音響機器の動作確認を行い、必要であればスタッフとも打ち合わせをしておきましょう。

また、余興やゲームを行う予定があれば、事前にセッティングを済ませておくことが大切です。準備が整っていることで、当日参加者が来た時にスムーズにイベントをスタートできるでしょう。

3. 閉会後の退場誘導と忘れ物チェック

閉会後は、参加者がスムーズに退場できるように誘導します。特に二次会を計画している場合、会場への案内を行うことが必要です。二次会に参加しない方には、駅への誘導やタクシーの手配をすると、参加者への配慮が伝わります。

また、参加者が退場した後は、会場内に忘れ物がないかしっかりとチェックしましょう。最後にお店の方に感謝の気持ちを伝えることも大切です。このような小さな気遣いが、次回の利用にもつながります。

4. 翌日以降にお礼のメールを送る

歓迎会の翌日から3日以内に、参加者にお礼のメールを送ることを忘れないでください。このメールには、会費がどのように使用されたかの会計報告も添えると、参加者に安心感を与えることができます。お礼の言葉に加え、参加者の感想やフィードバックを求めることで、次回の参考にもなります。

これらのポイントを実行することで、幹事としての役割を全うしつつ、歓迎会を成功させることができます。新たな仲間が楽しく参加できるよう、心を込めた準備を行いましょう！

お店選びのポイント

歓迎会を成功させるためには、適切なお店選びが非常に重要です。以下のポイントを押さえて、参加者全員が楽しめる会場を見つけましょう。

参加者の年齢、性別を考慮したジャンル

参加者の平均年齢や性別に応じたお店のジャンル選びが肝心です。高級すぎるレストランや騒がしすぎる居酒屋は、参加者に合わない場合があるため注意が必要です。例えば、若い参加者が多い場合はカジュアルなバルや居酒屋が適しており、年齢層が高い場合は落ち着いた雰囲気の和食料理店などが良いでしょう。

立地、駅近

お店の立地は非常に重要です。駅近やオフィスからアクセスしやすい場所にあると、参加者が集まりやすくなります。遅れて参加する方にも安心して来てもらえるように、目印になる建物や信号も事前に伝えておくと良いでしょう。もし駅から少し離れた場所にある場合は、送迎の手配を検討するのも一つの手です。

喫煙の可否

喫煙者がいる場合は、お店が喫煙可かどうかを確認しておくことが大切です。喫煙者と非喫煙者の双方が快適に過ごせるよう、個室があるお店を選ぶことで分煙を実現することができます。また、非喫煙者の参加者に配慮し、喫煙スペースが明確な店を選ぶことも考慮しましょう。

靴を脱ぐ店の事前告知

座敷や掘りごたつのあるお店を選ぶ際には、靴を脱ぐ必要があることを事前に参加者に伝えておくと親切です。特に冬場はブーツを履いてくる女性が多いため、靴を脱ぐことに抵抗がある場合もあります。この情報を共有することで、参加者が快適に過ごせるよう配慮しましょう。

新人が気を使わず楽しめる食事内容

歓迎会は、新入社員にとって特別な意味を持つイベントです。できるだけ気を使わず楽しんでもらえるよう、取り分ける必要がない料理や、自分でお酌をする必要がないコースを選ぶことが望ましいです。また、シェアしやすいスタイルの料理を選ぶことで、自然な会話のきっかけにもなります。

飲み放題プランの検討

飲み放題プランが充実しているお店を選ぶことで、参加者の満足度を高めることができます。多彩なドリンクメニューがあれば、好みに合わせて楽しむことができ、会話も弾むことでしょう。事前に飲み放題の内容を確認して、特別な飲み物や季節のドリンクを提供しているお店を選ぶのも一案です。

レンタルスペースで特別な歓迎会を

お店選びだけでなく、レンタルスペースを利用するのもおすすめです。レンタルスペースなら、自分たちのスタイルに合わせて自由に会場をアレンジできます。大人数でも、小規模でも対応できるスペースがあり、プライバシーを重視したい方にもぴったりです。

また、必要に応じて飲食の手配も可能なので、安心してプランを立てられます。自分たちだけの特別な歓迎会を演出したい方は、レンタルスペースの利用をぜひ検討してみてください。多様なオプションがあり、参加者全員がリラックスできる環境を整えることができます。あなたのアイデアを形にするために、理想の会場を見つけるお手伝いをいたします。

幹事が知っておきたい歓迎会のやることリスト【事前準備】

歓迎会を成功させるためには、幹事として押さえておくべきポイントがいくつかあります。以下に、具体的なやることを詳しくご紹介します。

1. 段取りをまとめる

まず最初に、歓迎会に必要な手順を整理しましょう。具体的には、事前にやること、当日のタスク、そして終了後の処理を工程表のようにまとめます。段取りをしっかり決めることで、スムーズに進行できます。本記事の各ポイントを参考にし、自社の状況に合わせた段取りを組んでください。

2. チームを編成する

幹事の仕事は多岐にわたるため、仲間や後輩の力を借りることが大切です。2〜3人のチームで分担することで、効率的に進めることができます。ただし、人数が多すぎると情報の共有が難しくなるため、中心となる人を決めてその人をフォローする形が理想です。明確な依頼をし、報告や相談を忘れずにお願いしましょう。ちょっとした感謝の言葉も心に響きます。

3. 日程調整をする

日程調整は、参加者にとって非常に重要です。日程調整ツールを使うと便利で、効率よく進められます。例えば、LINEや調整さんを利用して、参加者の希望を把握しましょう。最終的には参加者が多い日程を選ぶことがポイントですが、新入社員や転入社員の希望を優先することも大切です。

4. 会場を探す

歓迎会の会場選びには、いくつかの重要なポイントがあります。

-アクセスを考える：参加者の多くが仕事帰りに参加するなら、会社の近くや駅近の場所を選びましょう。送迎サービスがある場合は、少し遠方でも選択肢に入れられます。
-人数で選ぶ：少人数なら居酒屋やレストラン、大人数なら貸切が可能な会場を選ぶと良いでしょう。
-流れに合わせる：短時間の歓迎会にはカジュアルな飲食店が良く、研修会と合わせて行う場合はホテルなどが理想的です。
-料理で選ぶ：新たなジャンルの料理を取り入れることで、参加者に新鮮な体験を提供できます。アンケートを使って人気のジャンルを探るのも効果的です。
-予算で選ぶ：過去の参加費を参考に、予算に合った会場を探しましょう。複数の候補を比較して選ぶと良いです。

5. 参加費の集め方を決める

参加費の徴収方法を事前に決めておくとスムーズです。釣り銭の準備も忘れずにしておきましょう。参加者リストを作成して、集めたお金がひと目でわかるように管理すると安心です。

6. 挨拶をお願いする

挨拶の担当者を決めて、事前にお願いしておきましょう。挨拶をお願いする際には、目安となる時間を伝えると親切です。開会の挨拶や乾杯の挨拶をお願いする際は、役職に応じた適任者を選ぶことがポイントです。

7. 余興を考える

歓迎会の雰囲気を盛り上げるために、余興やゲームを考えることも大切です。既存の社員から新入社員に質問を投げかけたり、ユニークな自己紹介を工夫したりして、お互いの人柄を知るきっかけを作りましょう。

8. メールで案内する

日程や会場、参加費が決まったら、参加者に社内メールで案内を送信しましょう。相手によって文面を変えることも大切です。

9. 司会進行表を作る

スムーズな進行のために、司会進行表を作成し、必要なポイントを明確にしましょう。タイムスケジュールや注意事項を含めることで、安心して当日を迎えることができます。

10. 最終確認とリハーサル

開催日の2〜3日前には、会場への最終確認を行いましょう。また、リハーサルを行うことで、緊張を和らげ、当日の流れをつかむことができます。

これらのポイントをしっかりと押さえ、準備を進めることで、参加者全員が楽しく過ごせる歓迎会を実現することができます。幹事としての役割を果たしながら、素晴らしい歓迎会を作り上げていきましょう。

幹事が知っておきたい歓迎会のやることリスト【開催当日】

歓迎会の当日、幹事としてどのような仕事があるのかを具体的に見ていきましょう。しっかりと準備を整えて、参加者全員が楽しく過ごせるように心がけることが大切です。

1. 準備や受付をする

まず、歓迎会当日は開始時間の30分前には会場に到着しておくことが重要です。到着後は、テーブルの配置や進行に必要な準備をチェックしましょう。さらに、参加者の確認や会費の徴収を行うため、受付も担当します。この時、笑顔で参加者を迎えることも大切です。

2. 開会の挨拶をする

全員が揃ったら、開会の挨拶を行います。以下のような例文を参考に、簡潔に参加への感謝と会の趣旨を伝えましょう。

「皆様、お疲れ様です。本日はお忙しい中ご参加いただき、ありがとうございます。これより、○○株式会社の新入社員歓迎会を始めます。司会進行を務めます、幹事の〇〇です。どうぞよろしくお願いいたします！」

3. 司会進行を行う

開会後は、事前に作成した司会進行表に従って進行します。ただ時間を守るだけでなく、参加者の様子を見ながら盛り上げることも大切です。アドリブで声をかけたり、参加者からの感想を引き出したりして、楽しい雰囲気を作りましょう。

4. 会場の様子に気を配る

進行中も会場全体に目を配りましょう。挨拶を頼んでいる上司が準備できているか、料理が適切に供給されているか、汚れた食器がないかなどを確認します。また、参加者の中に気分が悪そうな人や孤立している人がいないかもチェックし、必要に応じて対応を考えます。

5. 余興を盛り上げる

余興は、歓迎会を盛り上げるための重要な要素です。参加者が楽しめるゲームや企画を用意し、司会者としての熱意を持って進行しましょう。例えば、自己紹介の際にユニークな質問を投げかけたり、サプライズイベントを用意したりするのも良いアイデアです。

6. 会計を済ませる

歓迎会の終盤、ラストオーダーの後には会計を済ませることが必要です。領収書を受け取り、参加者に会計の内容を報告できるようにしましょう。もし予算をオーバーしてしまった場合は、事後に参加者からの追加徴収が必要ですので、明細をしっかり把握しておくことが重要です。

7. 閉会を宣言し、二次会へ案内する

締めの挨拶を行った後、閉会宣言をして二次会への案内も行います。以下のように参加者に丁寧に伝えましょう。

「これにて、○○年度の新入社員歓迎会を閉会します。本日はご参加いただき、誠にありがとうございました。次に、近くのカラオケサロン○○に二次会を用意しておりますので、興味がある方はお待ちください。」

8. 帰りの世話をする

二次会に参加しない方への配慮も忘れずに。最寄り駅の方向を教えたり、タクシーを手配したりしてあげましょう。もし送迎サービスがあるなら、乗車予定者が揃っているかの確認も忘れずに行います。また、酔っぱらった参加者がいる場合は、本人に確認してホテルなどの手配も考慮してください。

9. 忘れ物がないか確認する

会場を去る前には、忘れ物の確認を忘れずに。参加者が気づかないうちに落としたものがあるかもしれません。イスやテーブルの下をくまなくチェックし、忘れ物があれば速やかに対応します。

これらのポイントを押さえることで、参加者全員が楽しい時間を過ごせる歓迎会を実現できます。幹事としての責任を果たしつつ、素晴らしい歓迎会を作り上げていきましょう。

歓迎会当日の進行と挨拶の流れ

歓迎会では、幹事が司会を担当することが多いです。そのため、当日の進行や挨拶の流れを把握しておくことが大切です。以下に、具体的な進行の流れを紹介します。

1. 司会・開会の挨拶

まず最初に、司会者が全体の進行を担い、開会の挨拶を行います。参加者が集まっていることを確認し、笑顔で参加者を迎え入れましょう。開会の挨拶では、歓迎の気持ちを伝え、会の趣旨を簡潔に述べることが重要です。

2. 代表・はじまりの挨拶

次に、会社の代表者や上司がはじまりの挨拶をします。ここでは、新入社員や転入社員に対する歓迎の言葉や、会社の期待を伝えることが目的です。この挨拶は、会の雰囲気を和らげる役割も果たします。

3. 乾杯の挨拶

乾杯の挨拶は、会を盛り上げる大事な瞬間です。通常は、参加者の中で立場が上の方が担当します。挨拶の後に「乾杯！」と声をかけることで、歓迎会のスタートを切ります。明るい雰囲気を演出するために、元気よく行いましょう。

4. 新人社員の挨拶

新入社員や転入社員からの挨拶も行います。自己紹介やこれからの抱負を語ってもらうことで、既存社員との距離が縮まります。この際、リラックスできるように配慮してあげると良いでしょう。

5. 歓談・余興

歓談の時間では、参加者同士が自由に話し合うことができる時間を設けます。また、余興を計画している場合は、この時間に盛り上げることを心がけましょう。盛り上がることで、参加者同士の距離が近くなり、良い雰囲気が生まれます。

6. 中締めの挨拶

歓談が終わったら、中締めの挨拶を行います。ここでは、全体の流れをまとめ、参加者への感謝の気持ちを伝えます。中締めの挨拶は、次の段階へのスムーズな移行を促す役割もあります。

7. 閉会の挨拶

最後に、閉会の挨拶を行い、歓迎会を締めくくります。この挨拶では、参加者への感謝の言葉と、今後のさらなる交流を促すように心がけましょう。「本日はご参加いただき、ありがとうございました」といった感謝の意を表現することが大切です。

事前に進行の台本を作成しておくことで、当日の進行がスムーズになります。それぞれの挨拶を依頼する場合の例文も参考にしながら、準備を整えておきましょう。こうした段取りをしっかり行うことで、参加者全員が楽しく充実した時間を過ごせる歓迎会を実現できます。

歓迎会の二次会では何をする？

歓迎会の後に二次会を設けることはよくあります。幹事の仕事の一環として、二次会の企画や手配を行うのも大切な役割です。事前に場所を探しておくことで、当日の流れに応じてスムーズに対応できるでしょう。以下に、二次会のおすすめの場所やポイントを紹介します。

みんなで楽しむカラオケ

カラオケは、二次会の定番として人気があります。幅広い年代の人々が参加する歓迎会では、曲選びに悩むこともあるかもしれませんが、そこは気楽に楽しみましょう。お酒が入っている状態でのカラオケは、参加者のテンションをぐっと上げてくれます。

ただし、歌うことに抵抗がある人もいるため、無理に歌わせるようなことは避けてください。皆が楽しめるよう、アニメ映画の曲やヒットソングを選ぶと良いでしょう。新入社員の生まれ年のヒットソングを調べてみるのも、盛り上がるきっかけになります。

ダーツバーで楽しいひととき

ダーツバーは、カラオケよりも落ち着いた雰囲気で楽しめる場所です。ダーツを楽しみながらお酒を飲むことで、それぞれの好みに合わせた楽しみ方ができます。ただし、料金システムがカラオケとは異なることも多いので、事前に確認しておくと安心です。

また、参加者が自由に飲んだり遊んだりできる環境を整えるため、料金計算が簡単なお店を選ぶのも良いアイデアです。

ボーリングでリフレッシュ

ボーリングは、二次会として楽しいアクティビティの一つです。多くのボーリング場は深夜まで営業しているため、遅くなっても参加しやすいのが魅力です。レーンごとに競争することで、盛り上がりながらもリフレッシュできるでしょう。

ただし、女性の参加者はタイトスカートではプレイが難しいことがあるため、ボーリングを考えている場合は、事前に参加者に伝えておくと良いでしょう。動きやすい服装であれば、思う存分楽しむことができます。

軽いフリー形式も検討

公式に二次会を企画することで、参加が強制的な雰囲気になってしまうこともあります。そのため、幹事として「二次会は各自にお任せします！」と宣言するのも一つの手です。ただし、候補となるお店をいくつか調べておくと、安心感が増します。

当日の雰囲気次第では、「盛り上がっているから二次会も行こう！」という流れになることもありますので、柔軟に対応することが大切です。